Schritt 2: Daten übermitteln und Metadaten anlegen
Kontaktaufnahme
Bitte nehmen Sie im ersten Schritt per E-Mail Kontakt mit uns auf und teilen Sie uns erste Informationen zu Ihren Daten, wie Datentypen, Dateiformate, Dateigrößen und Gesamtgröße des Datensatzes, mit. Machen Sie sich Gedanken über die Zugänglichkeit Ihrer Forschungsdaten (Open Access, teilweise oder temporäre Zugangsbeschränkung, zunächst nur passwortbasierte Zugangsmöglichkeit für Journal-Gutachter) und Open-Content-Lizenzen – wir beraten Sie hierbei gerne.
Wenn Sie Forschungsdaten zu einer Publikation auf einer der Heidelberger Open-Access-Plattformen oder im Bereich der Fachinformationsdienste arthistoricum.net, Propylaeum und FID4SA veröffentlichen möchten, kontaktieren Sie bitte die dortigen Ansprechpartner. Der Veröffentlichungsprozess von Text und zugehörigen Forschungsdaten wird dann aus einer Hand organisiert.
User Account erstellen
Bei erstmaliger Nutzung von heiDATA müssen Sie sich als Nutzer:in registrieren.
Datenübermittlung und Ingest
- Senden Sie uns Ihre Daten sowie ggf. Dokumentations- bzw. README-Dateien. Den Daten-Ingest ins Repositorium übernehmen wir für Sie, da wir im Zuge unserer Datenkurationsaktivitäten vor dem Upload technische Prüfungen vornehmen. Kleinere Datenmengen können Sie uns als E-Mail-Anhang zusenden, mittlere Datenmengen können Sie uns via heiBOX-Upload zukommen lassen . Für die Übermittlung großer Datenmengen bietet sich der Dienst GigaMove an.
- Wir überprüfen Ihre Daten und nehmen gegebenenfalls, nach Rücksprache mit Ihnen, Formatkonvertierungen für die Langzeitarchivierung der Daten vor. Wir spielen die Forschungsdaten in heiDATA ein und bereiten die Veröffentlichung vor.
- Wir senden Ihnen einen Link zu, über den Sie die beschreibenden Metadaten zu Ihrem Datensatz eintragen können.
Metadateneingabe für Datasets und Datafiles
Wir senden Ihnen einen Bearbeitungslink zum Editieren der Metadaten zu. Nach dem Login rufen Sie in der Weboberfläche den Button „Edit Metadata“ auf.
TITLE
Geben Sie einen Titel für Ihren Datensatz ein. Falls Ihr Datensatz in einer Veröffentlichung verwendet wird, können Sie den Titel der Veröffentlichung eingeben und „[data]“ oder „[research data]“ zum Titel hinzufügen.
AUTHOR
Geben Sie Namen in der Form „Nachname, Vorname“ und in der Weise, wie Sie ihn in Ihren Veröffentlichungen verwenden, an. Wir empfehlen Ihnen, auch Ihre Affiliation präzise unter Angabe der Universität Heidelberg und des jeweiligen Instituts anzugeben. Wenn Sie Koautoren angeben möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche "Plus". Wir empfehlen Ihnen außerdem, Ihre ORCID-Nummer anzugeben.
CONTACT
Geben Sie eine Kontakt-E-Mail-Adresse ein. Geben Sie auch den Namen der Kontaktperson oder der Forschungsgruppe/Institution an.
DESCRIPTION
Beschreiben Sie hier die bereitgestellten Daten, inkl. ggf. relevanter Informationen zur Datenerhebung und Methodik. Sie können html-Code verwenden, um den Absatz zu strukturieren, z.B. die Tags „<p>“ und „</p>“ um Abbsätze einzufügen oder "<a href="/url">link text</a>" für klickbare Links.
SUBJECT
Wählen Sie Informationen zum übergeordneten Fachgebiet (auf English) aus, wie Computer and Information Science; Mathematical Sciences; Arts and Humanities etc.
TOPIC CLASSIFICATION TERM
Empfehlung ein spezifischeres Fachgebiet anzugeben, z.B. Festkörperphysik, Kunstgeschichte etc. Sie können freie Begriffe eingeben, aber wir empfehlen die Verwendung von kontrolliertem Vokabularien, z.B. LCSH, GND oder MeSH. In diesen Fällen tragen Sie nach Möglichkeit Vokabular und Vokabel-URL ein.
KEYWORDS
Jedes Keyword muss separat eingegeben werden. Bitte klicken Sie auf die Plus-Schaltfläche, um weitere Schlagwörter einzugeben. Sie können freie Begriffe eingeben, aber wir empfehlen die Verwendung von kontrolliertem Vokabularien, z.B. LCSH, GND oder MeSH. In diesen Fällen tragen Sie nach Möglichkeit Vokabular und Vokabel-URL ein.
RELATED PUBLICATION
Wenn die Dateien, die Sie hinterlegen, die Hintergrunddaten für eine Veröffentlichung sind, sollten Sie hier einen Verweis auf die Veröffentlichung angeben. Wenn Sie mehr als eine Veröffentlichung hinzufügen, wird nur die erste auf der Übersichtsseite des Datensatzes angezeigt.
GRANT INFORMATION
Falls Ihr Projekt durch Drittmittel gefördert wurde, geben Sie bitte den Förderer sowie die Fördernummer an.
FILE Metadata
Nach dem Ingest der Daten können auch Metadaten für einzelne Dateien hinzugefügt werden. In einem Freitext-Feld “Description” können die Dateien beschrieben und mit Tags versehen werden. Ebenfalls können hier Provenienzinformationen für einzelne Dateien unter “Provenance” ergänzt werden.
Hinweis: Bitte tauschen Sie keine von uns eingespielten Dateien vor der Publikation des Datensatzes eigenständig aus. Wenn Sie Daten hinzufügen, entfernen oder austauschen möchten, kontaktieren Sie uns bitte.
DOI Reservierung und Private URLs für Vorabzugriff
Sobald wir den Datensatz im System angelegt wird eine DOI für diesen vorreserviert. Wir teilen Ihnen den DOI bereits vor Publikation mit, damit Sie im Manuskript Ihrer Publikation bereits eine Referenz auf den Datensatz vornehmen können. Zudem können wir vor Freischaltung des Datensatzes sog. Private-URLs generieren, über die beispielsweise Journal-Gutachter auf die noch unveröffentlichten Datensätze zugreifen können. Die Private URL bleibt aktiv bis entweder wir sie deaktivieren oder bis der Datensatz freigeschaltet wird.Achtung: Die Private URL ist nicht stabil. Daher darf Sie keinesfalls als Link im Paper verwendet werden, sondern sie ist nur temporär für den Begutachtungsprozess geeignet.